בשנים האחרונות, אנחנו יכולים לראות שינוי משמעותי בכל התחום של ניהול ועד בית. הניהול הפך להיות הרבה יותר מקצועי, יעיל, ומודרני מאשר היה נהוג בעבר. זה נכון הן במבני מגורים פשוטים ויוקרתיים והם במבני משרדים מסוגים שונים.
כולנו זוכרים את ועד הבית הישן והטוב, בו היו חברים 2-3 דיירים, אשר היו עוברים בין הדירות השונות עם פנקס קבלות וגובים תשלומים, מפרסמים בלוח המודעות של הבניין הודעות שונות אודות דרישות תשלום, שיפוצים ועוד. הרי שכיום כל התהליך הוא הרבה יותר נוח, הרבה יותר מהיר, ויותר שקוף וללא עלות. זה קורה בזכות תוכנה לניהול ועד בית חינם
תוכנה זו אשר ניתן להתקין על מחשבים שונים, עוזר לועד הבית לנהל את הבניין בצורה הרבה יותר נוחה. הרעיון הבסיסי הוא כזה, ישנה תוכנה שמחולקת למודלים שונים, בהתאם לצרכים של הבניין, שבמסגרת התוכנה פועלים מאפיינים שונים, למשל:
- כמה כל דייר צריך לשלם וכמה הוא שילם
- עבודה מול בעלי מקצוע וספקים שונים
- יצירת חשבוניות וקבלות
- יצירת דוחות
- משלוח הודעות במייל או ב-SMS.
- חלוקת משאבים
- תשלומי עירייה
- רישום של פרויקטים עתידיים
- ניהול שטחים משותפים
וכן מגוון נוסף של מידע ופריטים שעוזרים לניהול הבניין באופן שוטף.
חשוב לומר, ניהול ועד בית הופך להיות דבר מאוד מסובך עם הזמן, בעיקר בגלל שני מאפיינים, הראשון, בבניינים רבים כמות הדיירים היא עצומה, מדובר על בניינים חדשים בהם יש לפעמים 20-30 ואפילו 40 דירות ומעבר. המאפיין השני הוא, שבלא מעט מבנים יש דירות רבות שנמצאות תחת השכרה, ואז צריך לנהל גם את הדיירים שמתגוררים בדירה וכן ליידע את בעלי הדירות.
לכך יש להוסיף את העובדה, שבלא מעט מבנים עברנו מניהול ועד בית על ידי דיירים שמתגוררים במבנה לניהול על ידי חברה חיצונית. מה שמן הסתם דורש מהחברה, להשתמש בתוכנות מקצועיות בשביל שהן יוכלו לספק לדיירים מידע מקצועי, אמין ושקוף.
לסיום, חשוב לומר, תוכנה לניהול ועד בית, יכולה להיות מותאמת על פי צרכי וגודל המבנה, חשוב להשתמש בתוכנה שניתן להפיק ממנה תועלת באופן מרבי על מנת שיהיה קל ופשוט לנהל את המבנה, הן מול הדיירים והן מול גורמים אחרים.